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流动人员人事档案基本公共服务经办规范

发布时间:2020-06-23   共浏览 268次

一、档案接收和转递
(一)档案接收
1.申请材料
个人委托存档:存档人员有效身份证件;
单位集体委托存档:存档(经办)人员有效身份证件,劳动合同或录用手续,单位介绍信。
2.办理流程
3.办理结果
符合存档要求的,档案接收入库;不符合存档要求的,档案应退回原档案管理单位。
(二)档案转出
1.申请材料
个人委托存档:存档人员有效身份证件,拟接收档案单位开具的调档函件;
单位委托集体存档:存档(经办)人员有效身份证件,单位介绍信,解除/终止劳动合同协议,拟接收档案单位开具的调档函件。
2.办理流程
3.办理结果
档案转出。
二、档案材料的收集、鉴别和归档
(三)档案材料收集、鉴别和归档
1.申请材料
个人委托存档:存档人员有效身份证件、档案材料原件;
单位委托集体存档:存档(经办)人员有效身份证件、单位介绍信、档案材料原件。
注:①档案材料应为办理完毕的正式材料,完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。②证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章。
2.办理流程
3.办理结果
属于归档范围的,工作人员将档案材料归入档案;不属于归档范围的,予以退回。不符合要求的归档材料,告知材料形成单位重新制作或补办手续。
三、档案的整理和保管
(四)档案整理
工作流程
(五)档案保管
对档案进行系统存放,维护档案的完整与安全。保管要求和工作内容包括:①档案管理服务机构应建立坚固的专用档案库房,配置铁质的档案柜或档案密集架;②档案库房、阅档室和档案管理服务人员办公室应三室分开;③保持档案库房的清洁,配备必要的设备,采取安全措施,以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求;④档案存放应编排有序,便于查找;⑤档案利用出库时应登记,利用结束后当天入库保存;⑥应定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库进行核对;⑦档案管理服务人员工作变动时,应履行交接手续,交接材料应由交接双方签字确认后归入文书档案。
(六)档案数字化
档案数字化主要工作内容包括:①对档案进行整理,依据档案材料记载内容采集数据;②对采集的数据进行检查核对,确认录入内容与档案记载一致;③用扫描仪对档案进行分页扫描,并将形成的影像导入数字档案管理信息系统中,完成目录索引;④进行图像质检;⑤核对数字档案是否真实、完整、有序;⑥完成数字档案管理信息系统和人才服务综合业务系统的对接,实现远程阅档。
四、档案查阅借阅
(七)档案查阅
1.申请材料
查档单位应派两名中共党员前往,持查阅人有效证件和所在单位介绍信,以及被查阅人的姓名和有效身份证件号。被查阅人是单位委托集体存档的,还需提交委托单位介绍信。
2.办理流程
3.办理结果
符合规定的,予以查档单位阅档;不符合规定的,解释相关规定。
(八)档案借阅
1.申请材料
借阅单位应持借阅人和存档人员的有效身份证件,借阅单位商调函。
2.办理流程

3.办理结果
符合规定的,工作人员将档案密封盖章后交给借阅单位;不符合规定的,解释相关规定。
注:档案一般不予外借,确因工作需要借阅的,应当履行审批手续,按规范转递档案,并在规定时限内归还,归还时应当认真核对档案材料。
五、依据档案记载出具相关证明
(九)存档证明,经历证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明以及其他证明等
1.申请材料
个人委托存档:存档人员有效身份证件;
单位委托集体存档:存档(经办)人员有效身份证件,单位介绍信。
2.办理流程
3.办理结果
依据存档情况,出具存档证明;依据档案材料记载内容,出具经历证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明以及其他证明等。
六、为相关单位提供政审(考察)服务
(十)参军、录用、入党、出国(境)、升学政审以及其他政审
1.申请材料
个人委托存档:存档人员有效身份证件;
单位委托集体存档:存档(经办)人员有效身份证件,单位介绍信;
政审函、政审(录用)表格、因公出国任务批件和组团名单。
2.办理流程
3.办理结果
依据档案材料记载出具政审证明,或填写录用政审表格或入党政审表格等。
七、存档人员党员组织关系的接转
(十一)流动党员组织关系接收
1.申请材料
本人有效身份证件,有效期内的党组织关系介绍信。
2.办理流程
3.办理结果
将流动党员分入流动党支部管理,发放流动党员相关材料。
(十二)流动党员组织关系转出
1.申请材料
党员本人有效身份证件。
2.办理流程
3.办理结果
收到党员党组织关系介绍信回执,党员组织关系转出完成。
(十三)党费收缴
1.申请材料
本人有效证件或流动党员活动证。
2.办理流程
3.办理结果
党费收缴业务完成。


附录
业务表单

表1
接收人事档案缺少材料告知书
___________(存档人员):
经审阅,您的人事档案缺少以下材料。

1、_________________________________
2、_________________________________
3、_________________________________
4、_________________________________
5、_________________________________
6、_________________________________

缺少上述材料,将影响人事档案的□档案调转、□新单位入职、□职称评审、□退休审批、□其他_______________等相关事项办理。请您尽快补齐所缺材料。未补齐材料的,将无法提供相关人事档案服务。
  

 


(此联交由本人留存)

(存档机构盖章)
                                               年  月  日


表2
接收人事档案缺少材料告知承诺书
___________(存档机构):
经审阅,本人的人事档案缺少以下材料。

1、_________________________________
2、_________________________________
3、_________________________________
4、_________________________________
5、_________________________________
6、_________________________________

本人已知晓缺少上述材料将影响人事档案的□档案调转、□新单位入职、□职称评审、□退休审批、□其他_______________等相关事项办理,本人将尽快补齐所缺材料。未补齐材料的,不要求提供相关人事档案服务。

 


(此联放入本人人事档案)

  


存档人员签字:
                                               年  月  日

 

表3
退档告知书
________________(单位/存档机构):
经阅档,_________的人事档案内缺少以下材料,现将人事档案退回。

1、_________________________________
2、_________________________________
3、_________________________________
4、_________________________________
5、_________________________________
6、_________________________________
请于档案转出30日内补齐所缺材料,再次办理存档手续(请携带此告知书);如30日内无法补齐材料,请务必将人事档案退回转出单位。


                                              (存档机构盖章)
经办人:                                        年    月    日

 

 

 

 

表4
流动人员人事档案转递通知单存根
                                                              第   号

已将________同志的人事档案共 ____卷,材料共_____份,转往____________。
经办人:                             发件单位(盖章)
                                      年  月  日

流动人员人事档案转递通知单
________________:
兹将 ________同志的人事档案材料转去,请按人事档案内所列目录清点查收,并将回执退回。
经办人:                          发件单位(盖章)
                                    年  月  日   
姓名  原工作单位  转递原因  正本
(卷) 副本
(卷) 人事档案材料(份) 备注
      


回执
   ________________:
你处于_____年___月___日 转来的第____号存档人员转递通知单中所开
列的          同志的人事档案共____卷,材料____份,已全部收到,现将回执退回,请查收。
   收件人(签名):                  收件单位(盖章)
                                       年  月   日
回执邮寄地址及邮编:                                         

 

表5
人事档案目录
序号 材 料 名 称 材料形成时间 页数 备注
  年 月 日  
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      

 

 

 

表6
存档证明
________,性别:____, 身份证号:________________,该同志人事档案于________年____月____日由我单位保存至今,属于________(个人/单位)存档,(单位名称________________________)存档编号为________。
特此证明。

 


(存档机构盖章)
                                             年   月   日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

表7
经历证明
我单位存档人员__________,性别:___,_______年____月____日出生,身份证号:______________。依据该同志人事档案中□报到证,□________年毕业生登记表,□________年劳动合同,□________年履历表记载,现将其经历情况摘抄如下:
自________年____月至________年_____月,在______________中学学习。
自________年____月至________年_____月,在_______________大学学习。
自________年____月至________年_____月,在_______________单位从事__________工作。
自________年____月至________年_____月,在_______________单位从事__________工作。
自________年____月至________年_____月,在_______________单位从事__________工作。
自________年____月至________年_____月,在_______________单位从事__________工作。
 
                           
                             填表人: ________
(存档机构盖章)
 年   月   日

 


表8
亲属关系证明
    我单位存档人员________,性别:_____,________年____月____日出生,身份证号:_______________,依据该同志人事档案记载,其亲属关系情况如下:
                                              
                                              
                                                 

 


填表人: ________
                                       (存档机构盖章)
年   月   日

 

 

表9
无犯罪记录证明
我单位存档人员________,性别:____,民族:_____,____年___月___日出生,身份证号:_________________,政治面貌:________,参加工作时间:________,其人事档案于_____年___月转入我单位保存。
经查阅本人档案:该同志人事档案中无犯罪记录记载。

 


(存档机构盖章)
                                                  年   月   日

 


表10
政审回复函
________________(党委):
 关于贵单位所需__________同志的政审情况,经审核该同志人事档案,回复如下:
_________同志,身份证号:____________________;  性别____ ;_______年____月____日出生;学历__________;民族:______族;籍贯:__________;政治面貌:__________;其人事档案于_______年_____月转入我单位保存。
根据其人事档案记载,该同志政治历史清楚,未发现违法违纪行为,未发现其参与“八九”政治风波及“法轮功”邪教活动。在其人事档案中,其家庭主要成员、直系亲属、主要社会关系中,未发现有重大政治历史问题记载。
备注:________________________________________                                                   特此复函。
                       


(存档机构党委盖章)
                                            年   月   日


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